Skottene på god vei med e-innkjøp

Publisert 4. May 2006 09:00

Den lille "e"-en foran slikt som e-innkjøp og e-handel er en kilde til villedning. Man tror at denne forstavelsen indikerer at det er snakk om IKT-prosjekter. I virkeligheten er innføring av e-innkjøp og e-handel 80 prosent endring av organisasjonens forretningskultur og 20 prosent IKT. Dette skriver tidligere programdirektør Tom Wilson i de skotske myndighetenes e-innkjøpsprogram i en nylig publisert artikkel. Skottene regnes blant dem som har lykkes med innføring av e-innkjøp i offentlig sektor.

Det skotske programmet for e-innkjøp tok sine første skritt – etter en grundig forberedelse – i november 2001, da Cap Gemini vant konkurransen om å etablere en felles e-innkjøpsplattform for hele offentlig sektor. Programmet ble døpt "eProcurement Scotl@nd Programme" (ePS), og den første handelen kom i mai 2002. Den skotske regjeringen startet i januar 2003 med å gjennomføre en vel planlagt innfasing av programmet. De skotske myndighetene benytter en komplett e-innkjøpsplattform, inklusive en felles plattform som bl.a. åpner for e-sourcing (bl.a. e-auksjon), ulike analyser, systemer for kataloghåndtering og transaksjonsfunksjonalitet (også innkjøpskort).

Målsettingen er å inkludere 125 offentlige enheter i programmet innen 2007. Nå er 60 med. Innen samme tid er det meningen at det skal handles for 3 – 4 milliarder pund (NOK 34 – 35 mrd) med et innsparingspotensial på om lag 200 millioner pund (NOK 2,35 mrd) årlig.

Resultater

Det fins ingen samlet oversikt over resultatene av skottenes e-innkjøpsaktivitet så langt, men tall for den skotske regjeringsadministrasjonen foreligger. I tillegg kommer kommunene, helsevesenet og andre offentlige enheter som er i sving med e-innkjøp. Sentralmyndighetene har, ifølge artikkelen, spart 1,5 million pund (MNOK 17) i transaksjonskostnader, oppnådd prisrabatter, og i perioden fra juli 2004 til april i år har bruk av e-auksjoner gitt prisbesparelser på 5 millioner pund (MNOK 56-57). Administrasjonskostnadene er gått ned, 52 000 fakturaer er blitt borte etter at man tok i bruk innkjøpskort, og 45 000 er blitt borte som et resultat av bruk av e-faktura. I tillegg regner skottene med at antallet operasjoner i forbindelse med e-innkjøp er redusert fra 45 til 4.

Nærmere 10 000 leverandører har fram til nå mottatt ordre ved det skotske ePS-programmet, og skotske sentralmyndigheter mener at det er mer enn noe annet program av tilsvarende karakter i hele Europa.

Mange erfaringer

Bortsett fra de nevnte gevinstene kan skottene også skilte med erfaringer. En rekke av dem er felles med andre som har innført e-innkjøp, e-handel etc. Først og fremst gjelder det at e-innkjøp ikke er et IKT-prosjekt, men gjelder endring av organisasjonens forretningskultur – etterfulgt av en konsekvent praksis i pakt med den nye kulturen. Det kreves en sterk, erfaren ledelse og en skikkelig omorganisering for å lykkes i dette forsettet.

Skottene konstaterer at e-innkjøp ikke er annerledes enn annen form for effektive innkjøp – det dreier seg om å etablere og utvikle gode relasjoner mellom kjøpere og selgere. Fordeler og besparelser ved innføring av e-innkjøp er ikke bare noe som skal komme kjøperne til gode, men også leverandørene. Hvis leverandører ikke kan kople seg opp til systemet eller nekter å gjøre det, erkjenner skottene, vil mulighetene ved å ta i bruk e-innkjøp svekkes.

Ofte er det slik at det i en organisasjon fins et utall av ulike innkjøpssystemer og tilsvarende mangfold av økonomi-løsninger. Det beste resultatet totalt sett får man om man velger en e-innkjøpsløsning som tar høyde for dette mangfoldet, slik at mulighetene for å forbedringer ikke er avhengig av at alle vektlegger en løsning (leverandører/oppdragsgivere). Endelig påpeker artikkelforfatteren at det beste resultatet får man, om man involverer alle grupper av kollegaer som på en eller annen måte blir berørt av organisasjonsendringene som følge av innføring av e-innkjøp. Også internrevisjonen! God forankring sikrer god innføring av det nye.

I tiden fremover er det satsing på å få flere leverandører med, spesielt de mange små og mellomstore, som er det prioriterte. Selv om det ikke er mulig å gi spesielle fordeler til skotske bedrifter i en offentlig innkjøpsprosess, er det et mål å gjøre dem konkurransedyktig gjennom å sette e-innkjøp på dagsordenen. Og jakten på økonomiske gevinster er på langt nær slutt!