Ny veiledning fra DIFI

E-handelhjelp med rot i praktisk erfaring

Publisert 10. October 2008 09:00

Andres erfaringer er gode å ha når man begir seg inn i noe nytt og fremmed, for eksempel når man skal gå over til e-handel i offentlige virksomheter. En veiledning som bygger på praktiske og konkrete erfaringer foreligger nå, og den sikter mot å være en hjelp i arbeidet med å få leverandørene til å tenne på e-handel. Det er Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) som står for veiledningen, og erfaringsmaterialet er hentet fra foretakene i Helse Vest da de satset på e-samhandling med sine leverandører.

Veiledningen i hvorledes man aktiviserer sine leverandører sikter seg inn mot kjøpende virksomheter som enten er i startfasen eller i gang med praktisering av e-handel. Publikasjonen er utarbeidet av IBX. Erfaringene fra Helse Vest RHF er hentet fra utrullingen av den elektroniske samhandlingen med avtaleleverandører i Helse Bergen, Helse Fonna, Helse Førde og Helse Stavanger.

Logistikk- og innkjøpssjef Lars-Johan Frøyland i Helse Vest RHF peker på nytten av slike veiledninger:

- Da vi startet arbeidet med å få til nødvendig samhandling med leverandørene i forbindelse med innføring av e-handel, sto vi på bar bakke. Vi hadde svært lite, om noe, å holde oss til, enten det var mål, case, beskrivelser eller annet som kunne gi oss innføring i hvordan man gjennomfører en slik prosess med best mulig kvalitet.

Ressursbesparende

Han poengterer at offentlig sektor har et stort behov for en felles tilnærming når det gjelder
metodikk og prosesser for leverandøraktivering. Offentlige oppdragsgivere har stort sett samme behov, og det å sammenstille dette i en praktisk veiledning kan være både effektivt og ressursbesparende for offentlige virksomheter som satser på elektronisk handel.
Han fremholder at uten en god veiledning blir det lett til at man blir noe famlende, og det innebærer som regel at det går med mer ressurser enn nødvendig. En veiledning er således til åpenbar nytte, og han fremholder:

- Når det gjelder den veiledningen som foreligger nå, er dens innhold stort sett basert på de erfaringene vi har vunnet, og den er dermed bygget på praktiske erfaringer. Underveis i produksjonen av veiledningen har vi imidlertid forsøkt å holde oss på et generisk nivå, det vil si gjøre de konkrete vurderingene, rådene og veiledningene i publikasjonen så allmenne for offentlige virksomheter som mulig. Dermed kan den enklere tas i bruk av andre, ikke bare i helsesektoren, etter vårt skjønn.

En konkret erfaring gjenspeiles allerede i innledningen av veiledningen, og det er hvor viktig det er å holde stor oppmerksomhet på de forberedende aktivitetene som må gjennomføres før virksomheten er klar for å involvere leverandørene. Bakgrunnen for dette er nettopp erfaringene fra Helse Vest RHF, men også en rekke andre prosjekter.

Suksessfaktorene

- Jo bedre intern kontroll den kjøpende virksomheten har på leverandørporteføljen, avtalestatus og datakvalitet, jo større er muligheten for suksess med innføring og bruk av e-handel totalt sett, fremgår det av veiledningen.

Noen kritiske suksessfaktorer listes også opp: Forståelse for hvor virksomheten er i dag og hvor den ønsker å komme. Likeledes er det viktig å ha evne til å formulere målsettinger for innføring av e-handel og til å utarbeide og gjennomføre en strategi som underbygger målene. Dessuten kreves det evne til å bygge en organisasjon som har kompetanse og ressurser til å håndtere e-handel både i en prosjektfase og i en driftsfase, og endelig: Evne til å følge opp de målene man har satt seg gjennom prosjektfasen.