Leverandør-tips for konkurranse i ”myke sektorer”

Publisert 21. September 2009 09:00

Å velge et anbud utelukkende på basis av pris, gir sjelden suksess. Både av hensyn til de ansatte og av hensyn til brukerne av tjenesten er det viktig at anbudsperioden ikke er for kort.Når tjenesten som anbudet angår har personlig betydning for borgerne, som for eksempel sykehjemsdrift og omsorgstjenester i hjemmet, bør kontraktsperioden i utgangspunktet være rundt seks år. Dette er anbefalinger i et nytt hefte fra NHO Service, som organiserer leverandører til bl.a. det offentlige når det gjelder tjenester i de ”myke sektorene”.

I heftet ”Konkurranse – et virkemiddel for bedre tjenester” gir NHO Service innspill til hvorledes en offentlig oppdragsgiver kan innrette seg for å finne den beste leverandøren. Ifølge opplysninger i heftet fra NHO Service er 25 prosent av ambulansetjenestene i dag konkurranseutsatt, 13 prosent innenfor bemanningstjenester, 3,7 prosent når det gjelder sykehjemsdrift, 13 prosent av kantinedriften og 12 prosent av renholdet i det offentlige. Dette er andelen som er konkurranseutsatt, og der private har vunnet konkurransen,

Krever forberedelse

- Å åpne for konkurranse om offentlige tjenester krever forberedelse, heter det i heftet. Forberedelsesfasen er i seg selv verdifull. Dersom for eksempel en kommune ønsker å vurdere å åpne for konkurranse om renholdstjenestene, må man vite hvordan kommunenes egne ansatte utfører arbeidet og hvilke ressurser som går med til arbeidet. Samme prinsipp gjelder uavhengig av hvilke tjenester som man ønsker konkurranse om.

Det understrekes at bestillerne må gi en grundig beskrivelse av tjenesten de ønsker levert:

- Beskrivelsen skal gjelde både kvalitet og omfang. Det bør imidlertid ikke legges unødvendige føringer for hvordan man skal arbeide for å nå det ønskede resultat. Det fratar bedriftene muligheten til å jobbe smartere. Dersom endrede arbeidsmetoder eller utvikling av nye hjelpemidler medfører reduserte kostnader for leverandøren, kan kontrakten inneholde en klausul om at gevinsten skal deles mellom kontraktspartene.

Dialog med leverandørene

Før man utformer anbudsinnbydelsen mener NHO Service at det kan være klokt å ha en dialog med potensielle eksterne leverandører for sikre at dokumentet virker etter hensikten. For at en anbudsprosess skal innebære reell konkurranse, trengs minst to til tre seriøse tilbydere. Tilbudene må også gi grunnlag for reell sammenligning.

Å finne den leverandøren som leverer best over tid, er ikke alltid en enkel oppgave. NHO Service trekker fram noen hovedpunkter som kan bety mye for et vellykket valg:

• Gjør en grundig behovsanalyse.
• Finn ut hvilke forutsetninger som leverandørene trenger for å levere en best mulig ytelse, for eksempel ved leverandørkonferanse. Ta høyde for dette i konkurransegrunnlaget.
• Still kompetanse-, erfarings- og seriøsitetskrav til leverandørene.
• Definer hvilket forhold mellom pris og kvalitet som skal gjelde ved vurdering av tilbudene. Man bør velge tjenesteleverandører på basis av ”høyeste verdi” fremfor laveste pris. ”Høyeste verdi” er et praktisk verktøy fra NHO Service til bruk i anbudsprosesser for å avdekke hvilken tilbyder som gir mest for pengene.
• Bruk balanserte kontrakter som ivaretar begge parter.