Ni konkrete råd for økt leverandør-interesse

Publisert 16. November 2009 09:00

Ni konkrete råd som kan stimulere leverandørene til å delta i offentlige anbudskonkurranser. Det er hva svensk NHO, Svenskt Näringsliv, nå presenterer i en fersk rapport. De har latt et konsulentselskap kikke på konkrete anskaffelser innenfor fire produktområder, og det er den praktiske, konkrete lærdommen fra denne granskingen som nå presenteres. Produktområdet i rapporten er næringsmidler denne gangen, men tiltakene som lanseres har også føringer over på en rekke andre områder.

Svenskt Näringsliv har hatt i gang et konsulentselskap, AffärsConcept, til å gjennomgå konkrete anskaffelser innenfor fire produktområder: rengjøring, helsetjenester, bemanningstjenester og næringsmidler. I tur og orden kommer resultatene i form av egne rapporter, der poenget er å peke på tiltak som fører til forenklede prosesser, økt konkurranse og bedre resultater. Det understrekes at innspillene skal tjene som kilde til inspirasjon og fortsatte drøftelser ute blant innkjøpere og leverandører.

I rapporten med erfaringene fra næringsmiddel-kjøpene presenteres ni forslag. Ett av disse er å skille transporten ut fra næringsmiddel-anskaffelsene og i stedet gjøre en egen anskaffelse på selve transporten av produktene. Det åpner for at flere mindre næringsmiddel-leverandører kan delta i konkurransen, og det kan gi miljøgevinster fordi transportene samordnes og spesielle miljøkrav lettere kan stilles til transporten. Også andre produkter skal fraktes, slik at det kan være en tanke å inngå logistikkontrakter som gjelder flere produkter, heter det.

Nasjonale standarder

Etablerte nasjonale standarder bør benyttes når det stilles miljøkrav, fremholdes det i rapporten, ikke minst fordi det gjør det lettere for leverandørene å tilpasse seg de krav som stilles. Kvalitetskrav, poengterer forslagsstillerne, bør defineres tydelig pr. produkt eller produktområde. Et eksempel er å oppgi maksimums- og minimumsverdier for fruktråvare og sukker i syltetøy. Tildelingskriteriene må være tydelige og målbare. Avtalevilkårene bør tilpasses det enkelte produktområdet. Det gjelder for eksempel prisvilkårene, der det er forskjell på produkter med hyppige prisbevegelser og de med mer stabile prisnivåer. For å binde leverandørene i større grad til sine tilbud i lengre tid, anbefales det å tillate en tidlig prisregulering for produkter som har kraftige prisbevegelser.

Det tar sin tid å lage tilbud i en konkurranse om næringsmiddelkjøp, slik at leverandørene bør få god tid til å lage gjennomarbeidede tilbud. Også selve avtaletiden bør være lang med muligheter for kortere forlengelser. Dette øker vilkårene for økt konkurranse, mener rapportforfatterne.

Systematikk

Systematikken i konkurransegrunnlaget bør være lik et tilbudsformular. Det betyr at det skal være en kolonne som leverandøren kan fylle ut/gi sine svar i, rett utfor det enkelte krav som oppdragsgiveren beskriver. På den måten unngår man at leverandøren ved et uhell hopper over enkelte svar.

Kravet til dokumentasjon bør være tilpasset den enkelte konkurranse, og ikke være preget av at oppdragsgiveren rutinemessig har for vane å kreve mye dokumentasjon. Dermed reduseres faren for å måtte forkaste tilbud av formelle årsaker. Altfor omfattende konkurransegrunnlag skremmer også lett bort mulige tilbydere – still bare relevante krav og gjenta ikke deg selv på flere områder i konkurransegrunnlaget, lyder rådet fra konsulentselskapet bak rapporten fra Svenskt Näringsliv. Man anbefaler dessuten en oppdragsgiver om å la være med mange og lange sitater fra lov- og regelverk i konkurransegrunnlaget. Nødvendige henvisninger må selvsagt med, heter det, men det kan gjøres ved å henvise til en aktuell webside. Da blir konkurransegrunnlaget straks lettere tilgjengelig for leverandørene.