Dialog på trygg grunn i tilbodsprosessen

Publisert 2. July 2010 09:00

Ofte syner offentlege oppdragsgjevarar atterhald når det gjeld å ha kontakt og dialog med private leverandørar, særskilt når det stundar til tevling. Oppdragsgjevarane er redde for at dialogen kan synes seg å vere regelbrot, og såleis føre med seg at heile tilbodstevlinga gjeng i vasken. I ei ny dansk rettleiing freistar Udbudsrådet å trekkje grensene mellom lovleg og ulovleg dialog med leverandørane gjennom ein tilbodsprosess.

Føremålet med rettleiinga frå Udbudsrådet er å syne at det er mogeleg å ha dialog mellom offentlege oppdragsgjevarar og private tilbydarar undervegs i ei tilbodstevling. Men ofte er det slik at det er tvil om kor grensene går for det som er lovleg og det som ikkje er. I rettleiinga freistar Udbudsrådet med praktiske døme og juridiske utgreiingar å trekkje slike grenser. Dei har delt framtillinga i fire delar – ein som gjeld tida før kunngjeringa, ein som gjeld tida frå kunngjering til fristen for levering av tilbod går ut, ein for tida frå tilbodsfristen til kontrakt er gjort, og ein for tida etter at kontrakten er gjort.

Fram til kunngjering er det mogeleg med brei dialog med marknaden, og verksemder som gjev råd til oppdragsgjevaren i denne perioden, skal ikkje utan vidare utelukkast frå tevlinga, heiter det. Dersom dialogen har gjeve rådgjevaren ein tevlingsføremon, er det annleis. Då skal han ikkje vere med i tevlinga.

Ulik dialog i ulike fasar

I tida frå kunngjering til tilbodsfristen gjeng ut, er det ikkje høve til like stor dialog som før kunngjeringa. Oppdragsgjevaren kan i denne tida berre presisere og supplere det som står i kunngjeringa og tevlingsunderlaget. Alle verksemder som har sagt frå at dei er interesserte, skal ha lik tilgjenge til alle presiseringane og suppleringane.

Fram til kontrakt er tildelt er det lite høve til dialog, dersom det ikkje er tevling med tingingar, som i seg sjølv er ei form for dialog. Dersom det ikkje er tevling med tingingar , kan ein oppdragsgjevar i denne perioden ha dialog med tilbydarane dersom det gjeld presisering eller supplering av tilbodet. Ein slik dialog må ikkje gå over til å verte tingingar når det er snakk om ei open eller avgrensa tilbodstevling.

Etter at oppdragsgjevaren har valt leverandør, er det høve til noko breiare dialog. Ikkje berre skal dei tilbydarane som har vore med i tevlinga ha ei grunngjeving for kvifor dei ikkje vann,men det er òg høve til dialog med vinnaren om mindre endringar i tilbodet.

Objektiv og open dialog

Etter at kontrakten er underskriven, er det høve til brei dialog med den valde leverandøren, men ikkje slik at det vert tingingar som fører med seg store endringar i kontrakten, skriv Udbudsrådet i rettleiinga si. Dei strekar under at all dialog skal gå føre seg på ein objektiv og open måte.

I leverandørkrinsar er dei glade for rettleiinga. Til dømes skriv næringsorganisasjonen Dansk Erhverv at ein god dialog ofte er avgjerande for å sikre kvalitet og nyskaping. Organisasjonen vonar no at den nye rettleiinga kjem til å ta vekk noko av den redsla som offentlege aktørar dessverre altfor ofte har når det gjeld å trekkje inn private aktørar i eit samarbeid.