Offentlig sektor middels moden på innkjøp

Publisert 16. December 2011 09:00

Offentlig sektor er middels moden når det gjelder innkjøp, fremgår det av en undersøkelse. Det er PwC som, i samarbeid med Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT), har gjennomført en nasjonal undersøkelse av modenheten i innkjøp i offentlig sektor. Best scores det på roller og ansvar, mens offentlig sektor generelt scorer dårligst på dimensjonene innkjøpsstrategi og styring, systemer og teknologi, måling og oppfølging samt risikostyring.

Spørreundersøkelsen ble gjennomført elektronisk, og de som svarte på spørsmålene, var ansvarlige for innkjøpsfunksjonen, økonomidirektører/-sjefer eller øverste leder for virksomheten.

Meningen er å gjennomføre en tilsvarende undersøkelse årlig i de nærmeste årene, og formålet er å se utvikling og trender på innkjøpsområdet. Oppmerksomheten i årets undersøkelse var særlig rettet mot ledelsen i virksomheten og dens interesse og engasjement i innkjøp. Spørsmålene tar sitt utgangspunkt i PwC’s «innkjøpshjul», som har 11 dimensjoner som i korte trekk viser hva PwC mener kjennetegner tradisjonell innkjøpspraksis og hva som kjennetegner ledende virksomheter innenfor innkjøp.

Middels moden

Evalueringen av svarene, fører til konklusjonen «Totalt sett scorer offentlig sektor seg som middels moden i undersøkelsen, om enn noe under snittet for denne graden av modenhet». Generelt sett kan det tyde på at større virksomheter er mer modne på innkjøpsområdet enn mindre virksomheter, fremgår det av rapporten fra undersøkelsen. Erfaringsmessig er dette naturlig sett i lys av at større virksomheter ofte har etablert en innkjøpsavdeling med en ansvarlig leder, og således har et større faglig fokus på innkjøp og prosessene knyttet til denne funksjonen.

Roller og ansvar er den dimensjonen som oppnår best score. Dette er svært positivt med tanke på at roller og ansvar er en premissgivende dimensjon for at innkjøpsfunksjonen skal fungere godt. For øvrig er det de fire dimensjonene innkjøpsstrategi og styring, systemer og teknologi, måling og oppfølging samt risikostyring som offentlig sektor generelt scorer dårligst på.

Større ledelsesoppmerksomhet

Med utgangspunkt i spørsmål og svar i undersøkelsen er det gjort noen analyser av og betraktninger om hvordan offentlige virksomheter kan oppnå en større ledelsesoppmerksomhet. Følgende er viktig, fremgår det av rapporten:

• utarbeide innkjøpsstrategi med klare mål
• jevnlig rapportering av handlingsplan og indikatorer til virksomhetens ledelse
• implementere administrative systemer som gir god støtte til ledelsesbeslutninger
• klart definert eierskap for innkjøpsfunksjonen
• klart definert rolle- og ansvarsforhold mellom innkjøpsavdelingen og fagavdelingene
• klart definert fullmaktsstruktur med rutine for oppfølging av avvik
• etablere etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt
• kontinuerlig overvåking av de overordnede risiki
• ha tilstrekkelig kapasitet og kommersiell innkjøpsfaglig kompetanse til å gjennomføre konkurranser ette regelverket
• etablere kompetanseutviklingsplaner

Å ha kontinuerlig lederfokus på innkjøp er viktig for at en virksomhet skal utvikle seg og oppnå større verdiskapning, poengterer PwC i rapporten. For å sikre dette er det viktig å sørge for at innkjøpsrelaterte målekriterier regelmessig rapporteres og at det derigjennom oppnås fokus fra ledelsen.