Fryktar innsyn og klager – innkjøpa vert dyrare

Publisert 13. January 2012 09:00

Oppdragsgjevarane er så redde for innsyn og klagesaker i innkjøpsprosessane sine at dei nyttar mykje meir ressursar til dobbeltsjekking og kvalitetsikring av tevlingsdokumenta enn det som er naudsynt. Det driv transaksjonskostnaden i vêret. Manglande kunnskap om marknaden og uklare tildelingskriterier er andre grunnar til at transaksjonskostandene aukar. Dette går fram av ein ny dansk analyse, der dialogmøte på førehand mellom oppdragsgjevar og tilbydarar vert peika på som eit godt middel til å redusere transaksjonskostnadene.

Undersøkinga som Udbudsrådet i Danmark har gjort, gjeld ikkje kor store transaksjonskostnadene er. Ho er meint å skulle få fram kva slags element som gjer at desse kostandene vert store. Analysen femner om 21 kommunale innkjøpsprosessar, og det er BDO Kommunernes Revision som har gjennomført granskinga. Udbudsrådet vart etablert i 2008 og skal arbeide med å fremje offentleg-privat samarbeid. Rådet er sett saman av representantar for ei rekkje styresmakter og for organisasjonar for tilbydarar. Sekretariatet ligg i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Resultata syner at vinstane ved langt dei fleste tevlingane er større for dei offentlege oppdragsgjevarane enn kostnadene som er knytte til gjennomføringa av tevlingane. Det er, heiter det i analyserapporten, eit stort potensial for å få ned transaksjonskostnadene.

Redd for innsyn og klagesaker

Ein av forklaringane på dei høge transaksjonskostnadene er at offentlege oppdragsgjevarar ofte er redde for innsyn og klagesaker i samband med innkjøpsprosessar. Dette får transaksjonskostnadene til å auke hos i oppdragsgjevaren ettersom det fører til at det vert nytta meir ressursar enn naudsynt til å dobbeltsjekke og kvalitetssikre tevlingsdokumenta. Klagesaker gjev òg transaksjonskostnader, då slike kan forseinke og gjere innkjøpsprosessen dyrare eller i nokre høve føre til at heile prosessen må gjerast om.

I ein del av dei prosessane som vert undersøkte, fann dei dokumentasjon som anten ikkje trongst eller som ikkje var naudsynt etter den oppgåva som skulle løysast. Slikt fører med seg at transaksjonskostnadene aukar både for oppdragsgjevaren og tilbydarane.

Uklare kriterier

Andre grunnar til at transaksjonskostnadene aukar er manglande kunnskap om marknaden, tevlingsunderlag som ikkje er noggrant og uklare tildelingskriterier. Også dette er tilhøve som gjer at både oppdragsgjevar og tilbydarane får meir transaksjonskostnader.

Udbudsrådet skriv at dei fleste hovudkonklusjonane er retta mot oppdragsgjevaren ettersom hovudutmaninga når det gjeld å få ned transaksjonskostnadene ligg hos han, i samband med marknadskunnskap og utarbeiding av tevlingsdokumenta. Men, held rådet fram, det ligg òg eit stort ansvar hos tilbydarane i denne samanhengen.

Rådet har laga ei rettleiing som syner korleis oppdragsgjevarar og tilbydarar kan få ned transaksjonskostnadene, og i analyserapporten finst ei rekkje tilrådingar om det same. Øvst står det at oppdragsgjevarar på førehand bør syte for god marknadskunnskap og gjerne gjennomføre dialog med mogelege tilbydarar. Sjølv om dette òg fører med seg ekstra kostnader, går det fram av rapporten, gjev det ofte betre tilbod i form av betre prisar og meir fullnøyande kvalitetskrav.

Tilbodsgjevarane på si side bør alltid prioritere slike dialogmøte som oppdragsgjevaren skipar til. Dette er nemleg med på å senke transaksjonskostandene i dei seinare fasane i innkjøpsprosessen.