E-faktura fra 1. juli – så enkelt er det!

Publisert 15. May 2012 09:00

Regjeringen har bestemt at statlige virksomheter (kunder) skal kreve elektronisk faktura og kreditnota i alle avtalene de inngår etter 1. juli i år. Kommunene anbefales å gjøre det samme. Da blir det etter hvert slutt med .pdf eller papir, konvolutt, frimerke og postlegging. Fortsetter en leverandør likevel med det, kommer fakturaen i retur i stedet for penger inn på konto. Dårlig business!

Å omstille seg til det nye er ingen stor kunst, dersom du i eget hus har elektronisk fakturaflyt allerede. Egentlig er det bare en elektronisk utgave av dette med papir, konvolutt, frimerke og postkontor, bare enklere. En leverandør som har gjort avtale med en offentlig kunde som krever elektronisk faktura, bør raskest mulig kontakte et «postkontor» – som i elektronisk faktura-verden kalles aksesspunkt – og gjøre avtale også med et slikt. Du trenger bare ett aksesspunkt uansett hvor mange fakturaer, kunder eller leverandører du har. En oversikt over godkjente aksesspunkter er til enhver tid å finne her.

Mange offentlige kunder får fakturaer via Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Disse blir automatisk koplet opp mot et slikt postkontor – et aksesspunkt. Det samme gjelder de som er knyttet til Ehandelsplattformen. Offentlige virksomheter som hverken er på plattformen eller med i DFØ-systemet, må ved hjelp av konkurranse etter regelverket for offentlige anskaffelser gjøre avtale med et elektronisk postkontor (godkjent aksesspunkt). Leverandørene behøver ikke følge dette regelverket når de på sin side skal lage avtale med sitt aksesspunkt.

Slik bruker du e-faktura

På «postkontoret»/aksesspunktet registrerer du deg med ditt organisasjonsnummer. Disse adresseopplysningene samles hos ELMA (= elektronisk mottakeradresseregister), som er en slags elektronisk telefonkatalog. Når dette er på plass, er det bare å sette i gang. Det er ikke nødvendig å vente til 1. juli.

I hverdagen blir det da slik at fakturaen fylles ut elektronisk, organisasjonsnummer til mottaker fylles inn, og så trykker man på «send»-knappen. Resten fikser selve systemet.
Her finner du hjelp, og kan teste om dine fakturaer, purringer m.m. er i pakt med kravene. Her finner du også fakturamaler etc.

Selvsagt koster det penger å sende faktura – enten det er elektronisk eller på papir. Det enkelte aksesspunkt bestemmer prisen. Jo flere aksesspunkter, jo billigere blir det. Pr. nå er det 10 godkjente, og flere kommer. Dersom du har en viss mengde fakturaer, vil du snart se at det er lønnsomt med e-faktura.

Det samme til utlandet

Akkurat på samme måte kan fakturering skje mellom norske leverandører til offentlige (og private) kunder i Østerrike, Danmark, Finland, Frankrike, Spania, Hellas, Italia og Sverige – og vice versa. Der det ikke er organisasjonsnummer, må en annen form for adresse til elektronisk bruk skaffes til veie og legges inn i systemet. Aksesspunktet du har til innenlands bruk, kan også ta hånd om den internasjonale meldingsutvekslingen. Det er EUs norskledede PEPPOL-prosjekt (Pan European Public Procurement Online) som har sørget for denne muligheten for grensekryssende effektivisering. «Hemmeligheten» er standardisering, både når det gjelder meldingsformatet (EHF) og hvordan selve sendingen mellom A og B skal organiseres. Det er ventet at flere land etter hvert blir med på dette.

Elektronisk faktura og kreditnota kan selvsagt også benyttes mellom kunder og leverandører andre steder i verden. Prinsippet er det samme – dersom partene har intern elektronisk fakturaflyt: Finn et postkontor/aksesspunkt som kan sende e-faktura, mat det med nødvendige adresseopplysninger og sørg for at mottaker gjør det samme.

Portalløsning for de små

Noen leverandører og offentlige kunder har så få fakturaer at bruk av aksesspunkter (elektroniske postkontorer) neppe lønner seg. I dag er det etablert fakturaportaler på nett. De fungerer på samme måte som systemet med aksesspunkter, bortsett fra at du først må logge deg inn på portalen. Der fylles fakturaen ut i et selvforklarende skjema, som deretter sendes, og så får mottaker melding om at den er kommet. Også dette koster noe, men ikke mye, pr. faktura. På anskaffelser.no vil du etter hvert få full oversikt over tilgjengelige fakturaportaler.

For mer informasjon, se www.anskaffelser.no