Nyttig med dialog med markedet i forkant

Publisert 19. June 2012 09:00

Nytten av dialog med markedet i forkant av gjennomføring av en anbudskonkurranse, tydelig kravspesifikasjon, forutsigbarhet og avtalelojalitet. Dette er sentrale innspill som foreningen Leverandører for helse-Norge (LFH) er kommet med til det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst. Innspillene omfatter mulig kommunikasjon med leverandørene så vel før konkurransen som underveis i konkurransen og etter at kontrakt er gjort.

Foreningen har vært invitert til å komme med innspill til prosessen som Helse Sør-Øst gjennomfører for å utvikle sin innkjøps- og logistikkstrategi for 2013-2016. Innspillene omfatter forslag knyttet til de enkelte fasene i en anskaffelsesprosess Det er listet opp positive elementer som dels er i gang, og blant innspillene fins også de punktene der foreningen mener det er forbedringspotensial. En samlet prioritering er også gitt, og her er løpende dialog og kompetanseutveksling mellom leverandører og helsetjenesten øverst. Det pekes på innovasjon og på å utnytte mulighetene i markedet gjennom produkt- og prosedyreutvikling.

Også de to øvrige topp-prioriterte innspillene gjelder arbeidet i fasen før konkurransen settes i gang. Forankret behovsdefinisjon fra helseforetakets side er ett, og forankringen omfatter klinikere, innkjøpere og leverandørene. Etablering av kategoriteam er den anbefalte modellen for organisering av en slik utvikling av behovsdefinisjon.

Tydelig kravspesifikasjon

LFH ønsker også en tydelig kravspesifikasjon: Hva skal være inkludert og hva ikke? Hvem skal den gjelde for? Poenget for leverandørene er forutsigbarhet, slik at man vet hva man eksakt skal levere ¬– og til hvem, gjennom avtaleperioden.

Blant de positive elementene som LFH peker på i sine innspill, er årsoversiktene fra Sykehuspartner over kommende anbud (veiledende kunngjøring), likeledes viljen til dialog. Sykehuspartner er en egen enhet i Helse Sør-Øst, som bl.a. leverer tjenester innenfor innkjøp og logistikk til det regionale helseforetaket. Fokus på samfunnsansvar er også blant de positive elementene dagens situasjon, likeledes det at en samhandlingsavtale er på plass. Praktiseringen av denne trengs imidlertid å gå seg til, fremgår det av LFHs innspill.

Underveis i anbudsprosessen

Flere problemstillinger reises fra LFHs side når det gjelder kontakt med leverandørene underveis i anbudsprosessen. Her setter regelverket sine grenser, men blant temaene er utprøving av f.eks. vareprøver underveis, hvordan skal kommunikasjonen med tilbyderne være, tidsplan for implementering av varekataloger, og konsekvenser av feil fra kunde eller leverandør.

Når det gjelder fasen etter at kontrakt er inngått, peker LFH på utfordringer knyttet til gjennomføring av en plan for å sikre avtalelojalitet, og hvorledes man skal få inn innovasjon og nye produkter når avtale er gjort. Evaluering av anbudsprosessen er et annet innspill her, og LFH tar også opp forhold som gjelder avtaleinngåelse når det er kommet klage. Nye håndhevingsregler blir gjort gjeldende i Norge fra og med 1. juli. Leverandørforeningen er også opptatt av konsekvenser ved mangelfull iverksettelse av avtalen og dens intensjoner – behov for sanksjoner for begge parter? Forutsigbarhetsbehovet kommer også fram i denne fasen, da gjennom spørsmål om de kostnader som prosess- eller prosedyreendringer fra helseforetakets side fører med seg for leverandørene.